Préparer son déménagement d'entreprise

Préparer son déménagement d'entreprise

Les affaires sont florissantes et il vous faut un nouveau local, de nouveaux bureaux, un espace plus grand pour vos collaborateurs, ou au contraire il vous faut rationaliser les coûts, éviter des dépenses de loyer inutiles... Il faut donc transférer vos bureaux ailleurs !

Et au delà de trouver le bon local, la bonne situation géographique, à la fois pour vos salariés que pour vous même, pour optimiser leurs déplacements et par la même votre rendement ou encore pour économiser sur le tarif du loyer ou même du foncier si vous comptez acheter, il y a une autre problématique : le déménagement !

Pour les premiers problèmes, vous pourrez trouver de très bonnes agences si vous avez le moyens, des sites comme papcommerce.fr ou encore pointdevente.fr si vous avez le temps de chercher par vous même et de très bons conseils sur des sites comme Status Entreprise pour vous aider à savoir quel type d'espace il vous faut, quel contrat faut-il choisir, etc.

Mais pour l'organisation du déménagement de votre entreprise, c'est une autre histoire. Car ça n'est pas si simple que ça ! C'est là que Besson Déménagement Paris intervient afin de vous accompagner sur le chemin de votre réussite et du transfert de vos bureaux en tout sérénité (c'est en tous cas notre objectif !).

Voici donc quelques conseils utiles afin de réussir le transfert de votre entreprise dans de nouveaux locaux.

Nommer un responsable du déménagement

Il est plus efficace de désigner une personne compétente pour traiter tous les aspects du déménagement de l'entreprise avec les différents interlocuteurs. Cette personne pourra ainsi répondre aux questions des salariés, déterminer la procédure du transfert des bureaux avec les déménageurs, gérer les différents prestataires pour l'installation des nouveaux locaux, etc.

Prendre la mesure du changement de locaux

Demenagement bureaux ParisVous pensez que changer vos locaux ça n'est qu'une formalité et que quoi qu'il arrive ça n'impactera que de façon minime votre productivité, l'ambiance au sein de l'entreprise ou encore la relation que vous nouez avec votre équipe ? Vous avez tort !

Changer les locaux de votre entreprise à de nombreuses incidences sur vos salariés et sur vous même, plusieurs aspects sont à prendre en compte :

La localisation des nouveaux locaux

La distance entre vos anciens locaux et les nouveaux est un point important, car il impactera outre le coût du transfert du mobilier et du matériel informatique et autres, le quotidien de vos salariés et le votre, car selon la distance, vos salariés pourront perdre du temps ou en gagner à rejoindre tous les matins vos nouveaux locaux et tous les soirs leur logement. À Paris c'est évidemment un point crucial à ne surtout pas négliger.

N'oubliez donc pas de communiquer en amont avec vos collaborateurs afin de déterminer avec eux le meilleur compromis. Posez-vous aussi la question du déplacement de vos mobiliers encombrants, lourds ou fragile car plus le voyage sera long, plus celui-ci comportera le risque de rendre l'aventure encore plus périlleuse.

La surface et la configuration des locaux

Vos anciens locaux et les nouveaux ne sont évidemment pas identiques, sinon pourquoi en changer ? Mais quel sera l'impact sur la disposition des bureaux ? Faudra-t-il investir dans du nouveau mobilier ? Faudra-t-il cloisonner ou au contraire décloisonner pour satisfaire votre méthodologie de travail ?

Autant de questions qu'il est important de se poser et qui faciliteront grandement les choses le jour de transfert de vos bureaux car les réponses à ces questions permettront de mieux préparer en amont les tâches à effectuer le jour J, l'emplacement des bureaux de vos collaborateurs pour éviter d'avoir à les déplacer plusieurs fois, etc.

Le raccordement au réseau électrique et internet

Ça peut paraître un détail, mais ça n'en est pas un ! Si vous souhaitez que vos équipes soient opérationnelles le plus rapidement possible dans les nouveaux locaux, il est important de garantir qu'ils pourront facilement connecter leurs périphériques, tant au réseau électrique qu'au réseau informatique, afin d'avoir des outils informatiques rapidement opérationnels et d'éviter d'avoir à courir après les rallonges électriques, les câbles Ethernet, etc.

Peut-être même serait-il utile, si vous utilisez le Wifi, de vérifier que la totalité des locaux seront couverts par le réseau sans difficulté ?

Le conseil du déménageur :

Choisir le jour du déménagement

Choisir le jour du déménagement d'entrepriseVous avez le lieu, il est prèt à accueillir vos équipes... Parfait ! Reste à déterminer quel est le meilleur jour pour déménager son entreprise ?

La réponse à cette question dépend de beaucoup de paramètres :

  • Quel jour sera le moins pénalisant pour votre activité ?
  • Quel jour permettra à tous les collaborateurs de préparer au mieux leurs cartons ?
  • Quelle période est la plus calme pour vous et vos clients ?
  • L'expiration du bail actuel et le début du futur bail
  • Etc.

Vous seuls pouvez répondre à toutes les questions qui vous permettront de choisir la bonne date pour le déménagement de votre entreprise. Souvent le mois d'août est privilégié car c'est souvent une période calme pour beaucoup d'entreprises, sauf que le personnel en congés à ce moment de l'année est plus nombreux, il pourrait donc s'agir d'une fausse bonne idée.

Le week-end peut être envisageable pour garantir de ne pas perturber le travail de vos collaborateurs. Cela dit cela nécessite de préparer scrupuleusement le transfert des bureaux en amont pour permettre aux déménageurs de savoir où placer les différents bureaux et matériels informatiques. N'hésitez pas à demander conseil le jour de la visite du déménageur qui devrait pouvoir vous apporter des recommandations en fonction de vos spécificités.

Fournir le matériel pour préparer le transfert des bureaux

À moins que vous n'ayez choisi une offre de déménagement d'entreprise qui inclue la préparation des bureaux, de l'informatique, l'emballage et la remise en place dans les nouveaux locaux... Ce sont probablement vos collaborateurs qui devront préparer correctement leurs affaires afin de faciliter le transfert des bureaux d'un batîment à l'autre.

Il faudra donc leur faciliter la tâche en leur mettant à disposition des fournitures de déménagement (cartons, scotch, feutres, étiquettes, etc.). Il va de soi que votre déménageur devrait vous en fournir si vous le lui demandez. Sinon vous pouvez tout aussi bien vous fournir vous même auprès de n'importe quel magasin de bricolage ou d'un grossiste spécialisé comme FMD par exemple.

Le conseil du déménageur :

Préparer les nouveaux locaux pour le jour J

Préparer des plans pour le transfert des bureauxLe jour du déménagement, gardez en tête que les déménageurs arriveront dans vos nouveaux locaux sans savoir précisément ou placer les affaires de vos différents collaborateurs. Pour les aider, vous pouvez baliser les pièces avec des étiquettes, flêcher leur parcours afin de leur éviter de se perdre, imprimer un et même plusieurs plans des locaux avec la disposition souhaitée du mobilier...

Vous leur ferez gagner un temps précieux et leur éviterez d'être exténué avant la fin de la journée à force de chercher les pièces les bras chargés. Vous vous économiserez également bien du travail en vous évitant de courrir dans tous les sens pour les aider à s'y retrouver.

Le jour du déménagement de l'entreprise

Ca y est, le grand jour est arrivé ! Les déménageurs n'ont plus qu'à faire le transfert des bureaux de vos anciens locaux commerciaux jusqu'aux nouveaux et vous serez enfin débarrassé de cette étape parfois fastidieuse.

N'oubliez pas de prévoir quelques salariés pour assurer la suivi et aider les déménageurs à se retrouver dans les affaires de vos collaborateurs, tant au départ qu'à l'arrivée. Cela rendra les choses plus faciles pour tout le monde et garantira que le mobilier et les affaires seront à leur place pour la reprise du travail.

N'oubliez surtout pas également de prévoir une machine à café, dont les déménageurs sont friands... Leur journée n'en sera que plus agréable, ils seront mieux réveillés et donc plus appliqué dans leur tâche !

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